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個(gè)人信息保護(hù)，企業(yè)如何做好合規(guī)管理？

2021-11-05 來(lái)源： 人民郵電報(bào)

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　　《個(gè)人信息保護(hù)法》于2021年11月1日起正式施行，作為個(gè)人信息保護(hù)領(lǐng)域的基本法，其全面規(guī)定了企業(yè)等個(gè)人信息處理者的義務(wù)及責(zé)任，并在三處明確提出合規(guī)要求。隨著《個(gè)人信息保護(hù)法》的出臺(tái)與實(shí)施，其與《數(shù)據(jù)安全法》《網(wǎng)絡(luò)安全法》《刑法》中相關(guān)條款共同構(gòu)成公法視角下的個(gè)人信息保護(hù)法律體系。一方面，面對(duì)強(qiáng)制合規(guī)義務(wù)及責(zé)任，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合規(guī)管理體系，以履行處理個(gè)人信息的法定義務(wù)，避免因違法處理個(gè)人信息而受到處罰。另一方面，與強(qiáng)制合規(guī)并存的合規(guī)激勵(lì)機(jī)制，如合規(guī)爭(zhēng)取寬大行政或刑事處理，則使企業(yè)主動(dòng)建立健全個(gè)人信息保護(hù)合規(guī)體系。

　　為貫徹落實(shí)相關(guān)要求，規(guī)范相關(guān)行為，提高相關(guān)企業(yè)的合規(guī)意識(shí)和水平，相關(guān)部門(mén)在企業(yè)境外經(jīng)營(yíng)、金融、反壟斷等領(lǐng)域編制了相關(guān)管理指引，如國(guó)家發(fā)改委等七部委印發(fā)《企業(yè)境外經(jīng)營(yíng)合規(guī)管理指引》，為企業(yè)在具體領(lǐng)域的合規(guī)工作提供指引和參考。借鑒這些領(lǐng)域合規(guī)實(shí)踐，根據(jù)《個(gè)人信息保護(hù)法》《數(shù)據(jù)安全法》《網(wǎng)絡(luò)安全法》及《刑法》，制定“個(gè)人信息保護(hù)合規(guī)指引”，具體內(nèi)容包括以下八個(gè)方面。

　　擬定規(guī)章制度。根據(jù)個(gè)人信息保護(hù)的法律法規(guī)變化和監(jiān)管動(dòng)態(tài)，建立健全并不斷更新個(gè)人信息保護(hù)合規(guī)管理制度，闡明個(gè)人信息保護(hù)合規(guī)目的與內(nèi)涵，明確處理個(gè)人信息的行為規(guī)范及違規(guī)后果，將外部有關(guān)合規(guī)要求轉(zhuǎn)化為內(nèi)部規(guī)章制度。一是形成個(gè)人信息安全管理基礎(chǔ)性制度。二是在個(gè)人信息收集、存儲(chǔ)、使用、加工、傳輸、提供、公開(kāi)、刪除等各個(gè)處理環(huán)節(jié)履行個(gè)人信息保護(hù)的義務(wù)。三是明確違規(guī)行為的內(nèi)部處理流程和責(zé)任承擔(dān)方式，簽署承諾性書(shū)面聲明，企業(yè)員工違規(guī)按既定方式處理。

　　建立組織機(jī)構(gòu)。設(shè)立個(gè)人信息保護(hù)內(nèi)部合規(guī)機(jī)制的組織機(jī)構(gòu)，明確個(gè)人信息保護(hù)合規(guī)主管部門(mén)、負(fù)責(zé)人及職責(zé)。合規(guī)部門(mén)負(fù)責(zé)具體起草本企業(yè)個(gè)人信息保護(hù)合規(guī)管理計(jì)劃和管理制度；組織開(kāi)展或者參與個(gè)人信息保護(hù)合規(guī)審計(jì)、檢查與考核等相關(guān)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)，督促違規(guī)整改和持續(xù)改進(jìn)；落實(shí)本企業(yè)個(gè)人信息保護(hù)合規(guī)宣傳計(jì)劃，定期和不定期組織或協(xié)助人事部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)展合規(guī)培訓(xùn)、宣傳等工作；指導(dǎo)各業(yè)務(wù)單位做好個(gè)人信息保護(hù)合規(guī)，為各業(yè)務(wù)單位提供合規(guī)咨詢和支持；就個(gè)人信息保護(hù)合規(guī)舉報(bào)進(jìn)行登記和受理，并對(duì)舉報(bào)進(jìn)行調(diào)查和審核，判斷是否存在違規(guī)行為并提出處理建議。

　　開(kāi)展教育培訓(xùn)。組織開(kāi)展個(gè)人信息安全教育培訓(xùn)，定期對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)。一是培訓(xùn)內(nèi)容。明確個(gè)人信息保護(hù)的概念與重要意義、本企業(yè)合規(guī)政策和相關(guān)管理辦法、員工自身的個(gè)人信息保護(hù)合規(guī)職責(zé)、違規(guī)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)等。二是培訓(xùn)實(shí)效。通過(guò)不定期抽查或現(xiàn)場(chǎng)考試等形式加大培訓(xùn)督查力度，并納入員工年度考核內(nèi)容，保留培訓(xùn)及考核記錄。

　　建設(shè)合規(guī)文化。建設(shè)個(gè)人信息保護(hù)合規(guī)文化，將合規(guī)文化融入企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，形成全員認(rèn)可的合規(guī)文化理念。對(duì)內(nèi)暢通溝通渠道，員工可就合規(guī)問(wèn)題進(jìn)行咨詢或發(fā)表意見(jiàn)并形成反饋機(jī)制；對(duì)外宣傳合規(guī)文化，展示企業(yè)合規(guī)形象，為企業(yè)發(fā)展?fàn)I造良好的合規(guī)輿論及監(jiān)管環(huán)境。

　　進(jìn)行影響評(píng)估。在處理敏感個(gè)人信息，利用個(gè)人信息進(jìn)行自動(dòng)化決策，委托處理個(gè)人信息、向其他個(gè)人信息處理者提供個(gè)人信息、公開(kāi)個(gè)人信息，向境外提供個(gè)人信息時(shí)，進(jìn)行個(gè)人信息影響評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括個(gè)人信息處理目的、處理方式等是否合法、正當(dāng)、必要，對(duì)個(gè)人權(quán)益的影響及安全風(fēng)險(xiǎn)，所采取的保護(hù)措施是否合法、有效并與風(fēng)險(xiǎn)程度相適應(yīng)。評(píng)估基本方法有訪談、檢查、測(cè)試等。評(píng)估報(bào)告和處理情況記錄應(yīng)當(dāng)至少保存三年。

　　加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)。從人員、流程、技術(shù)等安全要素出發(fā)，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)。人員方面，組建一支專業(yè)的協(xié)同團(tuán)隊(duì)，消除安全風(fēng)險(xiǎn)，避免安全事件；流程方面，形成良好的管理流程，確保人員發(fā)揮作用、監(jiān)測(cè)措施能夠落地；技術(shù)方面，完善監(jiān)測(cè)技術(shù)體系，不斷優(yōu)化升級(jí)新型技術(shù)工具。

　　制定應(yīng)急措施。制定并組織實(shí)施個(gè)人信息安全事件應(yīng)急機(jī)制。一是采取補(bǔ)救措施。評(píng)估事件帶來(lái)的影響和損害，抑制事件的影響進(jìn)一步擴(kuò)大，并恢復(fù)數(shù)據(jù)與服務(wù)。二是通知相關(guān)部門(mén)和個(gè)人。通知應(yīng)當(dāng)包括個(gè)人信息泄露、篡改、丟失的信息種類、原因和可能造成的危害，采取的補(bǔ)救措施和個(gè)人可以采取的減輕危害的措施，個(gè)人信息處理者的聯(lián)系方式。

　　定期合規(guī)審計(jì)。對(duì)個(gè)人信息保護(hù)合規(guī)機(jī)制的合理性、可行性、有效性等進(jìn)行審計(jì)，評(píng)估具體流程合規(guī)操作的規(guī)范性。由企業(yè)自發(fā)進(jìn)行的定期審計(jì)，可以由企業(yè)內(nèi)部專人進(jìn)行，也可以聘請(qǐng)外部第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行；由個(gè)人信息保護(hù)職責(zé)部門(mén)要求進(jìn)行的外部審計(jì)，適用于企業(yè)在處理個(gè)人信息時(shí)面臨較大風(fēng)險(xiǎn)或者發(fā)生個(gè)人信息安全事件。審計(jì)完成后形成審計(jì)報(bào)告，總結(jié)內(nèi)部合規(guī)機(jī)制運(yùn)行狀況以及提出整改方向。


編輯：薛姣